Politica de confidențialitate
Această politică explică ce date personale colectăm prin site-ul voltajacademy.ro și la sediile școlii, de ce le colectăm, pe ce temei juridic, cât timp le păstrăm, cui le transmitem și ce drepturi ai asupra lor.
1. Cine suntem
Operatorul datelor tale personale, în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR), este societatea care administrează școala de muzică VOLTAJ Academy:
| Denumire | MUSIC TRAINING SRL |
|---|---|
| Cod unic de înregistrare | 36374855 |
| Număr de ordine în registrul comerțului | J40/22438/2023 |
| EUID | ROONRC.J40/22438/2023 |
| Sediu social | Str. Piața Sf. Ștefan nr. 1, sector 2, București |
| office@voltajacademy.ro | |
| Telefon | 0762223369 |
Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor, întrucât art. 37 GDPR nu impune această obligație în cazul nostru: nu suntem o autoritate publică, activitatea noastră principală nu constă în monitorizarea sistematică pe scară largă a persoanelor și nu prelucrăm pe scară largă categorii speciale de date. Orice cerere sau întrebare privind datele personale se trimite la adresa de email de mai sus sau, în scris, la sediul social.
2. Ce date colectăm și de ce
Prelucrăm date personale doar pentru scopurile de mai jos, fiecare cu propriul temei juridic. Un temei nu este interschimbabil cu altul: acolo unde temeiul este executarea unui contract sau o obligație legală, prelucrarea nu depinde de acordul tău, iar acolo unde temeiul este consimțământul, prelucrarea nu are loc fără el.
| Scop | Date | Temei juridic | Retenție |
|---|---|---|---|
| Procesarea înscrierii la cursuri | Nume, prenume, email, telefon, vârstă, instrumentul de interes, pachetul ales, sediul preferat, sursa prin care ai aflat de școală, textul bifelor acceptate și marca temporală | Art. 6 alin. (1) lit. b): măsuri precontractuale la cererea persoanei vizate | 12 luni de la ultima interacțiune, dacă înscrierea nu se concretizează |
| Derularea contractului de cursuri | Datele de mai sus, plus datele reprezentantului legal, evidența prezenței, datele de facturare și istoricul plăților | Art. 6 alin. (1) lit. b): executarea contractului; lit. c): obligații fiscale și contabile; lit. f): apărarea unui drept în instanță | Durata contractului plus 3 ani; documentele financiar-contabile 10 ani |
| Recrutare de personal și colaboratori | Nume, prenume, email, telefon, poziția pentru care candidezi, sediul preferat, textul liber despre tine, fișierul CV cu întregul său conținut | Art. 6 alin. (1) lit. b): măsuri precontractuale la cererea persoanei vizate; lit. a): consimțământ, exclusiv pentru păstrarea prelungită a candidaturii | 6 luni de la comunicarea deciziei; 12 luni de la depunere, dacă ai bifat acordul de păstrare |
| Asistentul din pagină (Volty) — răspunsuri la întrebări frecvente | Textul întrebării pe care o scrii. Asistentul nu îți cere date de identificare pentru a răspunde și te avertizează dacă scrii totuși un număr de telefon sau o adresă de email în conversație | Art. 6 alin. (1) lit. f): interes legitim în a răspunde prompt întrebărilor despre serviciile noastre | Conversația nu se salvează. Rămâne în browserul tău până închizi pagina |
| Solicitare de contact trimisă prin asistent | Nume, email, telefon, sediul ales și descrierea solicitării, textul bifei acceptate și marca temporală | Art. 6 alin. (1) lit. b): măsuri precontractuale la cererea persoanei vizate | 12 luni de la ultima interacțiune, dacă solicitarea nu se concretizează |
| Marketing prin email | Nume și adresă de email | Art. 6 alin. (1) lit. a): consimțământ | Până la retragerea consimțământului, iar în lipsa unei interacțiuni, cel mult 24 de luni de la ultima interacțiune |
| Analiză de trafic și publicitate online | Identificatori de cookie, adresă IP, tip de dispozitiv și browser, paginile vizitate, evenimente de conversie, sursa traficului. Pentru înscrierile trimise din formular: adresa de email, telefonul, numele și orașul, transformate ireversibil (hash SHA-256) înainte de a pleca de pe serverul nostru către Meta, respectiv din browserul tău către Google | Art. 6 alin. (1) lit. a): consimțământ exprimat prin bannerul de cookie-uri, separat pentru categoriile Analiză și Publicitate; art. 4 alin. (5) din Legea nr. 506/2004 | Durata de viață a fiecărui cookie, declarată în Politica de cookie-uri |
| Fotografii și înregistrări video de la cursuri și evenimente | Imaginea, vocea și interpretarea muzicală, prenumele și eventual instrumentul, atunci când însoțesc materialul publicat | Art. 6 alin. (1) lit. a): consimțământ separat, distinct de înscriere; art. 73 din Codul civil | Până la retragerea consimțământului; eliminarea de pe canalele noastre în 30 de zile de la retragere |
| Securitatea site-ului și jurnalizarea tehnică | Adresă IP, marcă temporală, adresa cerută, codul de răspuns, agentul de utilizator, pagina de proveniență, evenimente ale firewallului | Art. 6 alin. (1) lit. f): interes legitim în asigurarea securității rețelei și a informației (considerentul 49 GDPR) | 12 luni de la generare, prin rotația automată a jurnalelor |
Ce înseamnă bifele obligatorii din formulare
Formularele de înscriere și de recrutare conțin o bifă obligatorie prin care confirmi că ai citit această politică. Acea bifă este o confirmare a informării prevăzute de art. 13 GDPR, nu temeiul prelucrării. Datele necesare procesării cererii tale se prelucrează în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b), adică măsuri precontractuale luate la cererea ta, pentru că fără ele nu putem răspunde solicitării. Din același motiv, retragerea confirmării nu poate opri o înscriere sau o candidatură deja solicitată de tine.
Consimțământul propriu-zis, în sensul art. 6 alin. (1) lit. a), se colectează separat, prin bife distincte și neprecompletate, și se aplică numai la: comunicările de marketing prin email, păstrarea CV-ului pentru 12 luni în vederea unor poziții viitoare, fotografiile și înregistrările video, precum și cookie-urile neesențiale. Acordarea sau refuzul acestor consimțământuri nu are nicio consecință asupra înscrierii, asupra desfășurării cursului sau asupra evaluării candidaturii tale.
3. Datele minorilor
Cursurile noastre se adresează și copiilor, deci prelucrăm în mod curent date ale minorilor. În România, pragul de vârstă prevăzut de art. 8 alin. (1) GDPR este stabilit la 16 ani prin art. 2 din Legea nr. 190/2018.
- Pentru cursanții sub 16 ani, formularul de înscriere se completează de părinte sau de reprezentantul legal, iar consimțământul pentru prelucrările întemeiate pe art. 6 alin. (1) lit. a), în special fotografiile și înregistrările video, se exprimă de acesta. Formularul online conține o declarație în acest sens, iar la sediu se semnează un acord scris.
- Pentru cursanții de 16 ani și peste, persoana își poate exprima singură consimțământul, contractul de școlarizare rămânând, dacă este cazul, în sarcina reprezentantului legal.
- Contractul de școlarizare pentru un minor se încheie întotdeauna cu părintele sau reprezentantul legal, în calitate de parte contractantă și plătitor.
Nu colectăm intenționat date de la minori sub 16 ani fără confirmarea reprezentantului legal. Dacă afli că un copil ne-a transmis date fără acest acord, scrie-ne la office@voltajacademy.ro și ștergem datele fără întârziere.
4. Cui transmitem datele
Nu vindem datele personale. Le transmitem numai furnizorilor de servicii care ne ajută să funcționăm, fiecare în limita strictă a scopului pentru care intervine, precum și autorităților publice atunci când legea ne obligă.
| Destinatar | Rol | Ce primește | Stare |
|---|---|---|---|
| FormSubmit.co | Împuternicit: a transportat mesajele formularului către căsuța noastră de email | Nu mai primește date. Formularele sunt procesate acum pe serverul nostru, în Uniunea Europeană | Încetat |
| Cloudflare Inc. | Împuternicit: rețea de distribuție a conținutului și firewall aplicativ | Datele tehnice ale cererii, prin care tranzitează și trimiterea formularului | Activ |
| Google Ireland Limited | Împuternicit: măsurarea audienței (Google Analytics 4) și publicitate online (Google Ads) | Identificatori online, paginile vizitate și evenimente de conversie, numai după acordul dat în bannerul de cookie-uri pentru categoria respectivă (Analiză sau Publicitate). Cu acordul pentru Publicitate, eticheta Google citește din formularul completat adresa de email, telefonul, numele și adresa și le transformă ireversibil (hash SHA-256) în browserul tău, înainte de trimitere, ca să potrivească înscrierea cu clicul pe reclamă (conversii optimizate) | Activ |
| Meta Platforms Ireland Limited | Măsurarea și optimizarea reclamelor Meta (Facebook, Instagram), prin Meta Pixel și Conversions API | Identificatori online și evenimentul de înscriere; pentru înscrieri, emailul, telefonul, numele și orașul în formă hash. Numai după acordul dat pentru categoria Publicitate | Activ |
| CookieYes Ltd. | Împuternicit: a afișat bannerul și a ținut evidența consimțământului pentru cookie-uri | Nu mai primește date. Bannerul și evidența consimțământului rulează acum pe serverul nostru | Încetat |
| DeepSeek | Împuternicit: potrivește întrebarea scrisă în asistentul din pagină cu una dintre întrebările frecvente publicate pe site | Numai textul întrebării, și numai dacă nu conține date de identificare. Nu primește numele, telefonul, emailul sau solicitarea trimisă recepției și nu primește istoricul conversației | Activ |
| Furnizorul de găzduire și furnizorul de servicii de email | Împuterniciți: găzduirea site-ului și livrarea corespondenței | Jurnalele tehnice și conținutul mesajelor primite prin formulare | Activ |
| Furnizorul de servicii de contabilitate | Împuternicit: evidența contabilă și fiscală | Datele de facturare și documentele financiare aferente contractelor de școlarizare | Activ |
| Autorități publice | Operatori independenți: administrația fiscală, inspecția muncii, instanțele | Numai datele solicitate în temeiul unei obligații legale sau al unei cereri legale | La cerere |
Materialele foto și video publicate pe site și în rețelele sociale ajung la public și la platformele pe care le folosim, acestea din urmă acționând ca operatori independenți pentru prelucrările lor proprii.
5. Transferuri în afara Uniunii Europene
Unele dintre serviciile pe care le folosim implică transferul datelor în afara Spațiului Economic European. Îți spunem deschis care sunt și în ce condiții:
- FormSubmit.co nu mai este folosit. Formularele de înscriere și de recrutare, inclusiv fișierul CV atașat, sunt procesate direct pe serverul nostru din Uniunea Europeană și livrate prin serviciul nostru de email, deci acest transfer în afara Spațiului Economic European nu mai are loc.
- Google Ireland Limited este stabilit în Uniunea Europeană. Transferurile din cadrul grupului către Statele Unite se realizează pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană și a mecanismului de adecvare aplicabil.
- Cloudflare Inc. operează pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană, incluse în termenii serviciului.
- Meta Platforms Ireland Limited este stabilit în Uniunea Europeană. Transferurile către Meta Platforms Inc. din Statele Unite se realizează pe baza Cadrului UE-SUA privind protecția datelor și a clauzelor contractuale standard.
- CookieYes Ltd. nu mai este folosit din 26 septembrie 2026.
- DeepSeek potrivește întrebarea scrisă în asistentul din pagină cu una dintre întrebările frecvente publicate pe site. Serviciul prelucrează datele în Republica Populară Chineză, țară pentru care Comisia Europeană nu a adoptat o decizie de adecvare. Din acest motiv am limitat strict ce ajunge acolo: se trimite numai textul întrebării, iar dacă acesta conține un număr de telefon, o adresă de email sau un șir lung de cifre, întrebarea nu mai este trimisă deloc și primești răspunsul din căutarea locală, de pe serverul nostru. Numele, telefonul, emailul și solicitarea pe care o trimiți recepției nu trec niciodată prin acest serviciu, iar istoricul conversației nu este transmis. Dacă preferi să nu folosești asistentul, ne poți contacta direct prin email sau telefon, la datele de la secțiunea 1.
- Platformele de rețele sociale pe care publicăm fotografii și înregistrări video operează transferuri în afara Spațiului Economic European, în condițiile stabilite de fiecare platformă. Acest aspect îți este adus la cunoștință înainte de a-ți da acordul pentru publicare.
6. Cât păstrăm datele
Păstrăm fiecare categorie de date doar atât cât este necesar pentru scopul pentru care a fost colectată, iar acolo unde legea impune un termen, îl respectăm pe acela.
| Categoria de date | Termen de păstrare | De ce acest termen |
|---|---|---|
| Înscrieri și solicitări de contact care nu se concretizează | 12 luni de la ultima interacțiune | Intervalul rezonabil în care o cerere de înscriere poate fi reluată. Se aplică deopotrivă formularului de înscriere și solicitărilor trimise prin asistentul din pagină |
| Date contractuale ale cursanților | Durata contractului plus 3 ani | Termenul general de prescripție prevăzut de Codul civil |
| Documente financiar-contabile | 10 ani de la încheierea exercițiului financiar | Legea contabilității nr. 82/1991 |
| Candidaturi respinse, fără acord de păstrare | 6 luni de la comunicarea deciziei | Intervalul necesar pentru eventuale contestații și pentru încheierea procesului de recrutare |
| Candidaturi respinse, cu acord de păstrare | 12 luni de la depunerea candidaturii, cu ștergere la expirare | Durata consimțământului acordat explicit de candidat |
| Date de marketing prin email | Până la retragerea consimțământului, cel mult 24 de luni fără interacțiune | Consimțământul rămâne valabil doar cât este actual |
| Fotografii și înregistrări video | Până la retragerea consimțământului | Prelucrarea se întemeiază exclusiv pe acordul tău |
| Identificatori online din cookie-uri | Durata de viață a fiecărui cookie, declarată în banner | Termenele stabilite de fiecare instrument, pe care le declarăm în bannerul de consimțământ |
| Jurnalele tehnice ale site-ului | 12 luni de la generare | Intervalul necesar pentru detectarea și investigarea incidentelor de securitate |
| Dovada consimțământului | Durata prelucrării plus 3 ani | Sarcina probei ne revine nouă, conform art. 7 alin. (1) GDPR |
7. Drepturile tale
În legătură cu datele tale personale ai următoarele drepturi, pe care le poți exercita gratuit:
- Dreptul de acces (art. 15): să afli dacă prelucrăm date despre tine și să primești o copie a acestora, împreună cu informații despre scopuri, destinatari și termene.
- Dreptul la rectificare (art. 16): să corectăm datele inexacte și să completăm datele incomplete.
- Dreptul la ștergere (art. 17): să ștergem datele atunci când nu mai sunt necesare, când îți retragi consimțământul sau când te opui prelucrării fără să existe motive legitime care prevalează. Dreptul nu se aplică atunci când suntem obligați prin lege să păstrăm datele, de exemplu documentele contabile.
- Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18): să oprim temporar prelucrarea, de exemplu cât timp verificăm exactitatea datelor pe care le contești.
- Dreptul la portabilitate (art. 20): să primești datele pe care ni le-ai furnizat, într-un format structurat, folosit în mod curent și care poate fi citit automat, sau să le transmitem direct altui operator, atunci când este posibil din punct de vedere tehnic.
- Dreptul la opoziție (art. 21): să te opui prelucrărilor întemeiate pe interesul nostru legitim. În cazul marketingului direct, opoziția ta este necondiționată: încetăm imediat prelucrarea în acest scop.
- Dreptul de a retrage consimțământul (art. 7 alin. (3)): oricând și la fel de simplu cum l-ai acordat, pentru prelucrările întemeiate pe consimțământ. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.
- Dreptul de a nu fi supus unei decizii automate (art. 22): nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată și nu facem profilare cu efecte juridice sau similare asupra ta.
Cum îți exerciți drepturile
Trimite-ne o cerere la office@voltajacademy.ro sau în scris, la sediul social. Spune-ne ce drept vrei să exerciți și, dacă este cazul, la ce prelucrare te referi. Îți putem cere informații suplimentare pentru a te identifica, dar numai atât cât este necesar și proporțional.
Răspundem în termen de o lună de la primirea cererii. În cazurile complexe sau când primim mai multe cereri, termenul poate fi prelungit cu încă două luni; dacă se întâmplă asta, te informăm în prima lună despre prelungire și despre motivele ei.
Pentru dezabonarea de la comunicările de marketing poți folosi și link-ul de dezabonare din orice mesaj primit de la noi. Pentru cookie-uri, îți poți schimba oricând preferințele din panoul bannerului de consimțământ.
8. Dreptul de a depune plângere
Dacă apreciezi că îți încălcăm drepturile, te rugăm să ne scrii mai întâi nouă, pentru că de cele mai multe ori lucrurile se rezolvă direct. Ai însă oricând dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere:
| Autoritatea | Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) |
|---|---|
| Adresă | B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, cod poștal 010336 |
| anspdcp@dataprotection.ro | |
| Site | www.dataprotection.ro |
Ai de asemenea dreptul de a te adresa instanțelor de judecată competente, potrivit art. 79 GDPR, precum și dreptul de a cere despăgubiri pentru prejudiciul suferit ca urmare a unei prelucrări nelegale, potrivit art. 82 GDPR.
9. Securitatea datelor
Am luat măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, conform art. 32 GDPR:
- Tot site-ul se încarcă exclusiv pe HTTPS, cu HSTS activ, deci datele din formulare circulă criptat.
- O politică de securitate a conținutului (CSP) limitează domeniile către care pagina poate iniția cereri, ceea ce reduce riscul de script injectat.
- Firewallul aplicativ Cloudflare filtrează traficul abuziv și încercările de atac.
- Accesul la căsuța de email în care ajung formularele este restrâns nominal, cu autentificare în doi factori și parole unice de minimum 12 caractere, gestionate într-un manager de parole.
- Accesul intern la date funcționează pe principiul necesității de a cunoaște: fiecare persoană vede doar datele de care are nevoie pentru sarcina sa.
- Documentele pe hârtie se păstrează în spații încuiate și se distrug prin tocare la expirarea termenului de păstrare.
- Facem copii de siguranță periodice, cu test de restaurare.
- Personalul cu acces la date personale este instruit privind protecția datelor și obligat la confidențialitate.
- Instrumentele de măsurare și publicitate se încarcă numai după consimțământul exprimat în bannerul de cookie-uri; nicio bifă nu este precompletată.
Dacă se produce totuși o încălcare a securității datelor care riscă să îți afecteze drepturile, o notificăm autorității de supraveghere în 72 de ore și te informăm direct atunci când riscul este ridicat, conform art. 33 și 34 GDPR.
10. Modificări ale acestei politici
Actualizăm această politică ori de câte ori se schimbă modul în care prelucrăm datele, de exemplu dacă adăugăm un instrument nou de măsurare, dacă schimbăm un furnizor sau dacă legislația se modifică. Fiecare actualizare primește un număr de versiune nou și o dată de intrare în vigoare, afișate în antetul paginii.
Versiunea în vigoare este întotdeauna cea publicată aici. Dacă o modificare este substanțială și te privește direct, de pildă activarea unui instrument nou care presupune consimțământ, te informăm și prin mijloacele de contact pe care ni le-ai pus la dispoziție, iar acolo unde este necesar, îți cerem din nou acordul.
Versiunea curentă: 1.4, în vigoare din 26 septembrie 2026. Față de versiunea 1.3: am declarat datele din formular trimise în formă hash către Google pentru conversiile optimizate (secțiunile 2 și 4). Versiunea 1.3, față de 1.2: am adăugat Google Analytics 4 la Google Ireland Limited (secțiunea 4). Versiunea 1.2, față de 1.1: am adăugat Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel și Conversions API) la secțiunile 2, 4 și 5 și am înlocuit bannerul CookieYes cu unul propriu. Față de versiunea 1.0, versiunea 1.1: am adăugat asistentul din pagină și furnizorul care potrivește întrebările (secțiunile 2, 4 și 5) și am marcat drept încetată folosirea FormSubmit.co, înlocuit de procesarea formularelor pe serverul nostru.